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Contexte

L’IHEST est un établissement public à caractère administratif sous tutelle du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (décret n°2007-634 du 27 avril 2007). Son activité principale consiste en l’organisation de cycles longs de formation pour des cadres dirigeants des secteurs publics et privé visant à valoriser le rôle de la recherche et de la démarche scientifique en appui à la préparation et à la prise de décision.
L’IHEST compte 10 salariés permanents, un réseau de 650 auditeurs et auditrices formés et de 2000 intervenants. Au sein de cette petite structure, les modalités de travail se caractérisent par un engagement fort de chacun pour la mission de l’établissement, par un travail en équipe, un management collaboratif et horizontal. Les membres de l’équipe travaille en présentiel dans les locaux du site de la Tour Mirabeau ; en déplacement, dans le cadre des activités de formation et de séminaires et rencontres ; et en télétravail.

Mission

Sous l’autorité de la directrice, l’assistant(e)e de direction a en charge :

• L’accueil des visiteurs, accueil téléphonique, courrier et gestion des chronos, la mise en forme des courriers officiels.
• La gestion de l’agenda et de la boîte mail de la directrice.
• La préparation de la tenue des réunions des instances -conseil d’administration, conseil scientifique, conseil d’enseignement, comité technique-, montage des dossiers, envois des convocations et des dossiers.
• La gestion des ordres de missions et organisation des déplacements de l’équipe.
• La gestion des réunions internes et externes.
• La commande et gestion des livraisons, des fournitures et gestion des commandes de reprographies.
• L’archivage des dossiers de la direction, traitement de dossiers spécifiques.

Le poste pourra évoluer en fonction des compétences de la personne recrutée.

Compétences

• Sens du contact, esprit d’initiative, discrétion, capacités rédactionnelles et orales, Connaissance générale des techniques administratives.
• Rigueur, organisation et méthode, savoir respecter les échéances et hiérarchiser les demandes.
• Capacité de travail en équipe.
• Pratique de l’anglais.
• Maîtrise des outils bureautiques, et maîtrise des systèmes numériques collaboratifs et de travail à distance.
• Curiosité pour les questions scientifiques et les interactions science- société

Recrutement 

Envoyer CV + LM à : Sylvane Casademont, directrice de l’IHEST
direction@ihest.fr

Poste basé à :

Tour Mirabeau, 39-43 quai André Citröen, 75739 Paris Cedex 15
Poste vacant au 1er septembre 2020, première série d’entretiens fin août.
Activité à mi-temps, possibilité d’aménagement d’horaires déplacements possibles en fonction des évènements organisés par l’IHEST. Permis de conduire souhaité. Ce poste peut être amené à évoluer.

A pourvoir par voie de détachement, ou CDD, avec période d’essai de 3 mois renouvelables

Contexte

L’IHEST est un établissement public à caractère administratif sous tutelle du Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (décret n°2007-634 du 27 avril 2007). Son activité principale consiste en l’organisation de cycles longs de formation pour des cadres dirigeants des secteurs publics et privé visant à valoriser le rôle de la recherche et de la démarche scientifique en appui à la préparation et à la prise de décision.
L’IHEST compte 10 salariés permanents, un réseau de 650 auditeurs et auditrices formés et de 2000 intervenants. Au sein de cette petite structure, les modalités de travail se caractérisent par un engagement fort de chacun pour la mission de l’établissement, par un travail en équipe, un management collaboratif et horizontal. Les membres de l’équipe travaille en présentiel dans les locaux du site de la Tour Mirabeau ; en déplacement, dans le cadre des activités de formation et de séminaires et rencontres ; et en télétravail.

Mission

Sous l’autorité de la directrice, et en relation avec la directrice adjointe, le ou la responsable administratif a la responsabilité de :

– l’administration générale de l’Institut et, notamment, la préparation et le suivi des réunions du Conseil d’administration en relation avec le contrôleur financier et l’agent comptable, du Comité technique d’établissement  (auxquels l’agent assiste) ;
– l’élaboration et l’exécution du budget. L’agent est le référent GBCP de l’Institut ;
– le suivi des recettes et des dépenses ;
– la mise en œuvre et le suivi de la démarche de contrôle interne comptable et financier ;  L’agent est le référent CIC-CIB de l’établissement ;
– l’élaboration et le suivi des conventions de partenariat et des conventions sur fonds européens ;
– l’élaboration et le suivi des marchés ;
– les relations avec l’agent comptable et le contrôleur financier ;
– l’élaboration et le suivi de tableaux de bord permettant une étude analytique des dépenses par projet (cycle national de formation et sessions courtes) ;
– l’élaboration et le suivi des contrats de travail, – la préparation de la paie des agents et vacataires, en relation avec l’adjointe de l’agent comptable ;
– les relations avec les fournisseurs ;
– la gestion des archives administratives

Compétences

Connaissance approfondie des techniques budgétaires
Bonne connaissance de la réglementation en matière de gestion des ressources humaines et de marchés publics
Maîtrise des outils informatiques
Très grande capacité d’analyse et de synthèse
Une connaissance de l’écosystème Enseignement supérieur-Recherche et de son administration serait appréciée.

Recrutement 

Envoyer CV + LM à : Sylvane Casademont, directrice de l’IHEST
Lucile Grasset, directrice adjointe
direction@ihest.fr

Poste basé à : Tour Mirabeau, 39-43 quai André Citröen, 75739 Paris Cedex 15

Poste vacant au 1er septembre 2020, première série d’entretiens fin août.
Activité à temps plein, à pourvoir par voie de détachement, ou CDD, avec période d’essai de 3 mois renouvelables